Grundlagen & Ziele

• Ziel klären: Warum findet die Veranstaltung statt? (z. B. Info, Verkauf, Team, PR)
• Zielgruppe definieren: Wer kommt? Welche Bedürfnisse bestehen?
• Erfolgskriterien festlegen: Teilnahme, Leads, Zufriedenheit, Budgettreue

Nachhaltiges Veranstalten

• ÖPNV‑/Fahrrad‑Anreise fördern, zentrale Lage
• Regionale, vegetarische/vegane Catering‑Optionen
• Mehrweg/Leihmaterial, Abfall vermeiden, Recycling
• Barrierefreiheit (Zugang, Leitsysteme, Untertitel)

Schutz‑ & Hygienekonzepte (Überblick)

• Risikobewertung: Personenanzahl, Raumgröße, Fluchtwege
• Hygiene: Reinigung, Desinfektionspunkte, Belüftung
• Notfallplan: Erste Hilfe, Evakuierung, Verantwortliche
• Lokale Auflagen/Versicherungen prüfen

Veranstaltungsarten

• Intern: Teammeeting, Schulung, Workshop
• Extern: Kundenevent, Messe, Konferenz
• Geschäftlich vs. Öffentlich: Zutritt, Kommunikation, Pflichten

Zielsetzungen

• Qualitativ: Image, Wissen, Netzwerk, Motivation
• Quantitativ: Teilnahmen, Leads, Umsatz, Kosten je Lead

KPI‑Beispiele

Make‑or‑Buy

• Intern möglich? (Kompetenzen/Ausstattung)
• Extern einkaufen? (Catering, Technik, Moderation)
• Entscheidung: Kosten, Qualität, Zeit, Risiko

Rechtliche Aspekte (Überblick)

• Verträge/AGB mit Dienstleistern prüfen
• Nutzungsrechte (Bilder/Musik), Foto‑Hinweise
• Haftung/Versicherung, ggf. Genehmigungen

Location, Technik & Ausstattung

• Raumgröße, Bestuhlung, Akustik, Barrierefreiheit
• Technik: Beamer/LED, Ton, Mikro, WLAN, Strom
• Backup: Ersatzkabel, Adapter, zweite Präsentation

Programm & Dokumente

• Agenda, Pausen, Redner‑Briefings
• Einladungen, Teilnehmerlisten, Namensschilder
• Leitfaden für Moderation & Notfallkontakte

Kurzfristige Vorbereitungen

• Technik‑Check (Ton/Bild/WLAN), Probelauf
• Beschilderung, Registrierung, Notfallnummern
• Materialien (Namensschilder, Marker, Kabel) bereit

Terminplanung & Überwachung

• Run‑of‑Show/Stundenplan nutzen
• Verantwortliche je Slot benennen
• Änderungen schnell kommunizieren

Koordination vor Ort

• Check‑in/Welcome Desk, Speaker‑Handling
• Backstage‑Kommunikation (kurze Funk‑/Messenger‑Regeln)
• Qualitätsblick: Sauberkeit, Temperatur, Stimmung

Abschlussarbeiten

• Abbau, Rückgaben, Abrechnungen, Dankes‑Mails
• Dokumentation: Fotos, Protokoll, Lessons Learned
• Leads an Vertrieb/Team übergeben

Protokoll & Feedback

Protokoll: Ziele, Teilnehmerzahlen, Highlights, Probleme, Maßnahmen
Feedback: 5‑Punkte‑Skala + offene Fragen (Was war top? Was verbessern?)
            

Reiserichtlinien & Formalitäten

• Genehmigungsprozess & Budgets
• Klassen/Standards (Bahn/Flug/Hotel)
• Reisedokumente: Ausweis/Visum, Impf‑/Sicherheitsinfos
• Datenschutz & Notfallkontakte

Reisedatenblatt

Name: ________________________  Abt.: _________
Reiseziel(e): ________________________________
Anlass/Ziel: _________________________________
Hinreise: Datum/Uhrzeit/Verkehrsmittel _______
Rückreise: Datum/Uhrzeit/Verkehrsmittel ______
Unterkunft: _________________________________
Besonderheiten (Visa/Impfung/Barrierefrei): __
Notfallkontakt: ______________________________
            

Dienstleister & Optionen

• Unterkunft: Hotel, Aparthotel, Ferienwohnung (Richtlinien!)
• Verkehrsmittel: Bahn/ÖPNV, Flug, Mietwagen/Carsharing
• Vergleiche: Stornobedingungen, Lage, Zeiten, Gesamtpreis

Reiseunterlagen & Zahlung

• Tickets/Reservierungen, Hotel‑Bestätigungen
• Reiseplan/Agenda (Adressen, Zeiten, PNR, Buchungsnr.)
• Zahlungsmittel: Firmenkarte, Vorkasse, Kostenstellen

Reiseplan & Mappe – Vorlage

Reise: [Ort], [Datum – Datum]

Mo 08:12  ICE 123 Köln → Berlin  Ankunft 12:15
Hotel: [Name], [Adresse], Check‑in ab 15:00
Termin 1: 16:00 – Kunde X, [Adresse]
...
Rückreise: [Details]
            

Reisekostenabrechnung

• Belege sammeln (digital/analog), Datum/Zweck notieren
• Kostenarten: Transport, Unterkunft, Verpflegung, Nebenkosten
• Richtlinien/Tagessätze (Verpflegungsmehraufwand) beachten

Auslandsreisen – Besonderheiten

• Zeitverschiebung, Roaming, Währung/Wechselkurs
• Einreise‑/Sicherheitsinfos, lokale Regeln
• Reiseversicherung/Medizin beachten

Event‑Planung (Beispiel)

1. Formuliere Ziel & Zielgruppe einer internen Schulung (2 Sätze)
2. Erstelle eine 1‑seitige Agenda mit Zeiten & Verantwortlichen
3. Lege einen Budgetplan mit 4 Kostenstellen an

Simulation „Ablaufkoordination“

Stelle dir 3 Störungen vor (z. B. Technik, Verspätung, Ausfall). Notiere je eine Gegenmaßnahme & wer entscheidet.

Reisekostenabrechnung

Nutze die Vorlage, füge 5 Belege hinzu, rechne die Summe und vergleiche mit dem genehmigten Budget.

Event‑Briefing

Ziel & Zielgruppe: _________________________
Datum/Ort/Form: ____________________________
Kernbotschaft/Call‑to‑Action: ______________
Erfolgsmessung (KPI): ______________________
            

Risikomatrix (einfach)

Checkliste „Vor dem Event“

• Ziele/KPI definiert, Budget freigegeben
• Location & Technik gebucht, Verträge geprüft
• Catering/Allergien, Nachhaltigkeit berücksichtigt
• Einladungen verschickt, Reminder terminiert
• Notfallplan & Verantwortliche festgelegt