Definition & Merkmale von Projekten

• Einmaligkeit (Ziel, Zeitrahmen, Budget)
• Komplexität & Neuartigkeit
• Interdisziplinäres Team
• Klare Abgrenzung zum Tagesgeschäft

Projektanlässe

z. B. Gesetzesänderung, Produktidee, Prozessverbesserung, Kund:innenauftrag, Event.

Projektantrag / Projektskizze

Titel: _________________________________
Ausgangslage/Problem: ___________________
Ziel(e): ________________________________
Nutzen: ________________________________
Scope: In/Out: _________________________
Budget/Zeitrahmen: ______________________
Risiken/Annahmen: _______________________
            

Vorgehensmodelle

• Wasserfall: Phasen linear nacheinander
• Agil (z. B. Scrum/Kanban): iterativ, inkrementell
• Hybrid: Mischung (z. B. klare Meilensteine + Sprints)

Magisches Dreieck: Zeit – Kosten – Qualität

Änderst du eine Ecke, beeinflusst das die anderen. Beispiel: Weniger Zeit → mehr Ressourcen/Kosten oder geringerer Scope.

Beteiligte eines Projekts

• Auftraggeber:in, Lenkungskreis
• Projektleitung, Team, Fachbereiche
• Stakeholder (intern/extern)

Rollen im Team (Beispiele)

• Koordination/PM, Fachverantwortliche, QS/Tester:in
• Belbin‑Ideen: Umsetzer, Koordinator, Neuerer, Teamarbeiter …

Projektorganisation

• Aufbau: Linien‑, Stabs‑, Matrix‑Organisation
• Abläufe: Entscheidungswege, Eskalation, Change‑Verfahren
• RACI‑Matrix: Wer ist Responsible, Accountable, Consulted, Informed?

Teamentwicklung & Kommunikation

• Teamregeln (Termine, Dokumentation, Entscheidungsmodus)
• Regeltermine: Daily/Weekly, Review, Retrospektive
• Toolset: Dateiablage, Tickets, Protokolle

Zieldefinition mit SMART

S pezifisch: _____________________________
M essbar:    _____________________________
A kzeptiert: _____________________________
R ealistisch:____________________________
T erminiert:  _____________________________
            

Stakeholderanalyse

Risikomanagement

• Identifikation: Brainstorming, Checklisten
• Bewertung: Eintritt (niedrig/…/hoch) × Auswirkung
• Maßnahmen: vermeiden, vermindern, verlagern, akzeptieren
• Owner & Frühwarnindikatoren festlegen

Projektstrukturplan (PSP)

Zerlege das Projekt in Teilprojekte → Arbeitspakete (AP). Jeder AP hat Ziel, Ergebnis, Aufwand, Dauer, Verantwortliche:n.

1. Projekt
  1.1 Analyse
    1.1.1 Ist‑Aufnahme (AP)
    1.1.2 Anforderungen (AP)
  1.2 Umsetzung
    1.2.1 Entwicklung (AP)
    1.2.2 Test (AP)
  1.3 Rollout (AP)
            

Projektablaufplan

Reihenfolge & Abhängigkeiten der Arbeitspakete festlegen (Gantt/Netzplan). Meilensteine definieren.

AP           Dauer  Vorgänger
Ist‑Aufnahme 5T     -
Anforderungen 5T    Ist‑Aufnahme
Entwicklung  10T    Anforderungen
Test         5T     Entwicklung
Rollout      2T     Test
            

Zeit‑ & Terminplanung

• Kalender & Puffer (Feiertage, Abwesenheiten)
• kritischen Pfad ermitteln
• Baseline fixieren (Planstand)

Ressourcenplanung

• Personen (Skills, Verfügbarkeit), Sachmittel, Budget
• Überlasten vermeiden, Engpässe früh erkennen
• RACI für Verantwortlichkeiten

Kostenplanung

Regelkreis

Plan → Ist messen → Abweichung analysieren → Maßnahme → Plan anpassen.

Termin‑, Kosten‑ & Leistungskontrolle

• Termine: Meilenstein‑Trend, kritischer Pfad
• Kosten: Budget vs. Ist, Forecast
• Leistung: Fertigstellungsgrade je AP

Methoden (einfach)

• Statusampel (G/Y/R) je Bereich
• Change‑Management: Antrag → Bewertung → Entscheidung
• Optional: Earned Value (EV, PV, AC, CPI, SPI)

Ursachenanalyse

• 5‑Warum, Ishikawa, Pareto (80/20)
• Maßnahmen mit Owner & Termin festhalten

Projektdokumentation

• Protokolle, Entscheidungen, Änderungen
• Versionierte Ablage, Zugriffsregeln
• Transparenz für Stakeholder

Umsetzung & Steuerung

• Arbeitsfortschritt je AP tracken
• Blocker früh eskalieren
• Änderungswünsche standardisiert behandeln

Kommunikation im Verlauf

• Weekly mit Statusbericht (Ampeln, Risiken, Entscheidungen)
• Review/Abnahme von Zwischenergebnissen
• Dokumentation aktuell halten

Ergebnisse sichern & abnehmen

Abnahmekriterien erfüllen, Protokoll der Abnahme erstellen, offene Punkte in Nacharbeitsliste überführen.

Abnahme durch Auftraggeber

• Leistungsnachweis & Kriterienliste prüfen
• Abnahmeprotokoll unterschreiben lassen

Abschlussdokumentation

• Was wurde geliefert? Gegenüberstellung Plan/Ist
• Budget, Termine, Qualität, offene Restarbeiten

Auswertung (Lessons Learned)

Was lief gut? ____________________________
Was erschwerte uns? ______________________
Was ändern wir nächstes Mal? _____________
            

Projektabschlussbericht

Kompakte Zusammenfassung für Management/Team: Ziele, Ergebnisse, Kennzahlen, Highlights, Risiken & Empfehlungen.

RACI – Mini

Statusbericht – 1 Seite

Woche: ____  Ampel: [G/Y/R]
Termine:  Plan __  Ist __  Abw. __
Kosten:   Plan __  Ist __  FC __
Leistung: Fertigstellungsgrad __ %
Top‑3 Risiken/Issues + Maßnahmen
Entscheidungen/Bedarf vom Lenkungskreis
            

Change Request – Kurzformular

Antragsteller: ______  Datum: ______
Beschreibung Änderung: _____________
Grund/Nutzen: ______________________
Auswirkung: Zeit __  Kosten __  Scope __
Entscheidung: Genehmigt / Abgelehnt
            

AP

Arbeitspaket mit klaren Ergebnissen & Aufwand.

Baseline

Eingefrorener Planstand als Vergleichsbasis.

Kritischer Pfad

Kettenlänge ohne Puffer; bestimmt das Enddatum.

RACI

Verantwortlichkeits‑Matrix: R/A/C/I.

Scope

Umfang des Projekts (Inhalte/Leistungen).

Spike

Kurzforschung/Prototyp zur Risikoreduktion.