Beschaffungswege ermitteln

Stellenbeschreibung erstellen

• Bezeichnung, Bereich, Ziel der Stelle
• Aufgaben & Verantwortungen (Top 5)
• Kompetenzen/Skills (Muss/Kann)
• Schnittstellen & Berichtslinien
• Arbeitsort, Arbeitszeitmodell

Stellenausschreibung gestalten

• Klarer Titel, kurze Einleitung (Nutzen für Bewerbende)
• Aufgaben, Anforderungen, Angebot (Benefits)
• Inklusiv & diskriminierungsfrei formulieren
• Call‑to‑Action: Kontakt, Frist, Unterlagen

Wir suchen: [Titel] (m/w/d)
Das machst du: [3–5 Aufgaben]
Das bringst du mit: [Muss/Kann]
Wir bieten: [Benefits, Team, Entwicklung]
Bewerbung an: [E‑Mail/Portal] bis [Datum]
              

Rechtliche Grundlagen & Mitspracherechte

Betriebsrat/Personalrat können Mitbestimmungs‑/Anhörungsrechte haben (z. B. Auswahlrichtlinien). Interne Richtlinien & aktuelle Gesetze beachten.

Bewerbungsunterlagen analysieren

• Anschreiben: Motivation, Passung zu Stelle
• Lebenslauf: Chronologie, Lücken erklären, passende Erfahrungen
• Arbeitszeugnisse: einfach (Art/Dauer) vs. qualifiziert (Leistung/Verhalten)

Bewerbermatrix erstellen

Bewerberauswahlverfahren

• Tests (fachlich, kognitiv, praktische Aufgaben)
• Assessment‑Center (Übungen, Rollenspiele, Präsentationen)
• Vorstellungsgespräche strukturiert führen

Vorstellungsgespräch – Leitfaden

Begrüßung & Ablauf  (2 Min)
Kurzvorstellung Firma/Team (3 Min)
Lebenslauf‑Einstieg      (5 Min)
Fachfragen/Beispiele     (10 Min)
Motivation/Kultur        (5 Min)
Fragen der Kandidat:innen(5 Min)
Nächste Schritte         (2 Min)
            

Zulässige Fragen: jobrelevante Inhalte. Private Themen ohne Bezug vermeiden; rechtliche Grenzen beachten.

Arbeitsrechtliche Grundlagen

Verträge schriftlich fixieren; Gleichbehandlung, Datenschutz, ggf. Mitbestimmung beachten. Muster nur mit Sorgfalt nutzen.

(Mindest‑)Inhalte eines Arbeitsvertrags

• Parteien, Tätigkeitsbeschreibung, Arbeitsort(e)
• Arbeitszeitmodell, Beginn, Probezeit, Befristung
• Vergütung/Entgeltbestandteile, Fälligkeit
• Urlaub, Überstundenregelung
• Hinweise auf Tarif/Betriebsvereinbarungen
• Verschwiegenheit, Nebenbeschäftigung, Datenschutz
• Kündigungsfristen, Schriftform, Salvatorische Klausel

Arbeitsvertragsarten

• Unbefristet / befristet / zweckbefristet
• Teilzeit / Minijob / Werkstudent
• Teilzeit‑ und Befristungsfragen: aktuelle Regeln beachten

Personalüberlassung & Tarif/Betriebsvereinbarung

Leiharbeit: Einsatzdauer, Gleichstellungsgrundsatz und Verleiherlaubnis prüfen. Tarifarten: Mantel‑, Rahmen‑, Entgelttarif. Betriebsvereinbarungen konkretisieren betriebliche Regeln.

Normenpyramide (einfach)

Personaleinführung – Ziele & Maßnahmen

• Schnell arbeitsfähig machen (IT, Tools, Prozesse)
• Kultur & Werte vermitteln
• Netzwerk/Patenschaft (Buddy) aufbauen

Nutzen einer guten Einarbeitung

Weniger Fehler, höhere Bindung, schnellere Produktivität, bessere Zusammenarbeit.

Einarbeitungsplan – Vorlage

Woche 1: Onboarding, Sicherheitsunterweisung, Team‑Runde
Woche 2: Prozesse A/B, erste Aufgaben mit Buddy
Woche 3: Eigenständige Aufgaben, Feedback‑Gespräch
Woche 6: Zielabgleich & Entwicklungsplan
            

Aufgaben der Personalverwaltung

• Verträge, Bescheinigungen, Melde‑/Fristenwesen
• Zeiterfassung, Urlaub, Abwesenheiten
• Pflege Personalakten & Stammdaten

Personalakten – Inhalte

• Zulässig: Bewerbungsdokumente, Verträge, Zeugnisse, Beurteilungen, Abmahnungen
• Nicht zulässig: Daten ohne Jobbezug/Erforderlichkeit

Datenschutz: Zweckbindung, Minimierung, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen.

Quantitativ vs. qualitativ

• Quantitativ: wie viele Personen/Schichten?
• Qualitativ: welche Fähigkeiten/Qualifikationen?

Nutzen & Ziele

• Bedarfsgerechte Besetzung, weniger Überstunden
• Bessere Servicelevels, geringere Kosten
• Transparenz & Fairness

Rahmenbedingungen

Arbeitszeitregeln, Qualifikationen, Saison/Spitzen, Abwesenheiten, Budget.

Personalinformationssysteme (PIS)

Stammdaten, Arbeitszeit, Abrechnung, Skills – Auswertungen für Planung & Controlling.

Analysen & Kennzahlen

• Fehlzeitenquote, Fluktuation, Überstunden
• Produktivität je FTE, Kosten je Kopf

Brutto‑/Nettopersonalbedarf

Bruttopersonalbedarf = geplanter Soll‑Bedarf
Nettopersonalbedarf  = Brutto − Ist‑Besatz (± Zu-/Abgänge)
            

Lohnformen

• Zeitlohn (nach Stunden/Monat)
• Akkordlohn (Stück‑/Zeitakkord)
• Prämienlohn/Provision (leistungsbezogen)

Mindestlohn

Gesetzliche/branchenspezifische Mindestlöhne beachten. Werte ändern sich – aktuelle Sätze prüfen.

Lohn‑Preis‑/Preis‑Lohn‑Spirale

Wechselwirkung von Löhnen & Preisen: höhere Löhne → höhere Kosten → mögliche Preisanpassungen → neue Lohnforderungen.

Personalkosten

• Gesetzlich: AG‑Anteile Sozialvers., Umlagen
• Tariflich: z. B. Urlaubs‑/Weihnachtsgeld
• Freiwillig: Benefits, Weiterbildung

Sozialversicherungen

Kranken‑, Pflege‑, Renten‑, Arbeitslosen‑, Unfallversicherung – Beiträge i. d. R. von AG/AN getragen (Unfallversicherung meist AG).

Vom Brutto zum Netto (Überblick)

1. Bruttoentgelt (Fix + variabel)
2. Abzüge: Steuern (Klassen, Freibeträge), Sozialversicherungen (AN‑Anteil)
3. Nettoauszahlung
4. AG‑Anteile & Meldungen an Kassen/Behörden

Lohnsteuerklassen & Freibeträge

Steuerklasse beeinflusst die monatliche Lohnsteuer. Grundfreibeträge/Pauschalen existieren – konkrete Werte je Jahr prüfen.

Sozialversicherungsbeiträge (AN/AG)

Beitragssätze und Bemessungsgrenzen ändern sich regelmäßig; Abrechnungssysteme berechnen die Aufteilung automatisch.

Abrechnung – Mini‑Beispiel

Brutto: 3.000 €
− Steuern/AN‑SV: [System berechnet]
= Netto: [..]
+ AG‑SV‑Anteile: [..] (Gesamtkosten AG)
            

Ziele & Zweck

• Leistung & Qualität steigern
• Mitarbeitende binden, Potenziale heben
• Nachfolge & Zukunftssicherung

Prozess (einfach)

1. Bedarf ermitteln (Ziele/KPI, Skill‑Gap)
2. Ziele definieren (SMART)
3. Maßnahmen wählen (Training, Coaching, Projekt)
4. Durchführen & begleiten (Praxis, Mentoring)
5. Transfer & Erfolg messen (Feedback, KPIs)

Maßnahmen

• On‑/Off‑the‑Job (Seminare, E‑Learning, Job Rotation)
• Coaching/Mentoring, Communities of Practice
• Zertifikate/Weiterbildung

PE als Wettbewerbsvorteil

Starke Lernkultur → Innovation, Qualität, Arbeitgeberattraktivität.

Kündigungsarten

• Betriebsbedingt
• Personenbedingt
• Verhaltensbedingt

Besonderer Kündigungsschutz

z. B. für bestimmte Personengruppen – Voraussetzungen & Verfahren beachten; rechtzeitig beraten lassen.

Kündigungsform & Abmahnung

• Schriftform, Zugang nachweisbar
• Abmahnung bei verhaltensbedingten Fällen regelmäßig erforderlich

Arbeitsgerichtsbarkeit

Instanzenweg bei Streitigkeiten. Fristen zur Klageerhebung beachten.

Assessment‑Center

Mehrere Übungen zur Eignungsdiagnostik.

Buddy

Ansprechperson in der Einarbeitung.

Equal Treatment

Gleichbehandlung von Leih‑ und Stammkräften nach Vorgaben.

FTE

Full‑Time‑Equivalent – Vollzeitäquivalent.

KPI

Leistungskennzahl zur Messung von Zielen.

Onboarding

Systematische Einführung neuer Mitarbeitender.

Persona

Beispielhafte Beschreibung einer Zielperson.

Tarifvertrag

Abkommen zwischen Arbeitgeber‑ und Arbeitnehmerseite.

TzBfG

Regelt u. a. Teilzeit & Befristung (je nach Land/Stand prüfen).