Praktische KI-Tools für den Berufsalltag – einfach & praxisnah
Für Einsteiger ohne Vorkenntnisse: Du lernst, wie du Text & Kommunikation (z. B. ChatGPT) beherrschst, Büroorganisation & Projekte beschleunigst, Kreativität & Storytelling stärkst und Datenanalyse & Prognosen anwendest – mit Vorlagen, Workflows und Leitplanken. Hinweis: Inhalte sind Lernhilfe; Datenschutz/Compliance beachten.
1. Text & Kommunikation: ChatGPT
Typische Anwendungsfälle
- E‑Mail‑Entwürfe, Zusammenfassungen, Tonalitätsanpassung
- FAQ/Antwortbausteine, Meeting‑Notizen, Protokoll‑Skizzen
- Übersetzungen/Sprachglättung (final prüfen!)
Prompt‑Rahmen (RATS)
- Rolle (z. B. „Du bist Assistent für Kundenservice“)
- Aufgabe (Was genau?)
- Textquelle (Kontext/Daten, ggf. Stichpunkte)
- Stil & Format (freundlich, 120–150 Wörter, Aufzählung)
Beispiel‑Prompt
Rolle: Du bist mein E-Mail-Assistent.
Aufgabe: Entwirf eine freundliche Antwort auf eine Reklamation.
Textquelle: Kunde meldet verspätete Lieferung (3 Tage).
Stil/Format: 120 Wörter, lösungsorientiert, mit Angebot neuer Liefertermin.
Workflows
- Rohfassung generieren → Check (Fakten, Namen, Termine)
- Tonalität/Struktur verfeinern (Stil, Länge, CTA)
- Freigabe/Archiv (Version, Quelle, Datum)
Mini‑Übung
Schreibe einen Prompt nach RATS für: „Meeting‑Zusammenfassung aus Stichpunkten“.
2. Büroorganisation & Projektplanung
Wofür KI hier nützt
- Termin‑/Agenda‑Vorschläge aus E‑Mail‑Threads
- Aufgaben/To‑dos aus Protokollen extrahieren
- Risiken/Abhängigkeiten aus Projekttexten erkennen
Projekt‑Kickoff – KI‑gestützt
Input: Projektziel, Stakeholder, Eckdaten
KI‑Output: RACI‑Vorschlag, Meilensteine, Risiko‑Liste
Check: Termine/Owner realistisch? Datenschutz? Verantwortliche?
Tabellen & Automationen (low‑code)
- „Wenn‑Text enthält → Kategorie“ (Ticketzuordnung)
- Formel‑Vorschläge & Regelauswertungen prüfen
- Serien‑Checklisten (Onboarding, Event, Review)
Mini‑Übung
Lass dir aus einem 5‑Zeilen‑Projektbriefing eine RACI‑Tabelle und 5 Risiken generieren – markiere, was du manuell korrigierst.
3. Kreativität & Storytelling
Ideen mit Struktur
- „10‑10‑10“: 10 Ideen in 10 Min, 10‑Punkte‑Kriterienliste
- Story‑Gerüst: Hook → Problem → Lösung → Beleg → CTA
- Tonalitätsmatrix (sachlich, freundlich, werbend)
Prompt‑Patterns
| Muster | Zweck | Snippet |
|---|---|---|
| „Verbessere X für Zielgruppe Y“ | Überarbeiten | Verbessere den Text für … in … Ton |
| „3 Varianten, je 120 Wörter“ | Alternative | Erzeuge 3 Varianten (120 W) |
| „Frage zuerst nach X“ | Klärung | Bevor du startest, frage nach … |
Bild/Video‑Brainstorm (ohne Generierung)
- Shot‑Liste, Szenen, Sprechertext skizzieren
- Storyboard‑Stichpunkte pro Folie/Szene
Mini‑Übung
Formuliere einen Hook (1 Satz) für eine interne Präsentation „Neues Ticketsystem“ in 3 Tonalitäten.
4. Datenanalyse & Prognosen
No‑/Low‑Code‑Ansätze
- CSV/Excel laden → Daten bereinigen (fehlende Werte, Dubletten)
- Fragen in KPIs übersetzen (z. B. DSO, Conversion, Tickets/Tag)
- Einfache Forecasts (gleitender Mittelwert; Vorsicht bei Trends/Saisons)
Analyse‑Briefing an KI
Ziel: ______ Datensatz: Felder + Zeitraum
Definitionen: KPI/Filter Qualität: Auffälligkeiten melden
Output: Tabelle + 3 Bullet‑Findings + 1 Chart‑Idee
Grenzen & Prüfungen
- Stichprobe querprüfen, Plausibilitätstest
- „Train/Test‑Leakage“ vermeiden (keine Infos aus der Zukunft)
- Kein Personenbezug ohne Rechtsgrundlage/Anonymisierung
Mini‑Übung
Bereite 5 Spalten (Datum, Kunde, Betrag, Status, Kanal) vor und frage die KI nach Top‑3‑Erkenntnissen + einfachem Forecast.
Sicher & verantwortungsvoll
Do’s
- Nur nötige Daten teilen; vertrauliche Infos vorab anonymisieren
- Ergebnisse gegen Quellen/Fakten prüfen (Vier‑Augen‑Prinzip)
- Transparenz: KI‑Mitwirkung bei externen Texten kennzeichnen (Policy)
Don’ts
- Keine personenbezogenen/vertraglichen Geheimnisse ohne Freigabe
- Keine „Copy‑Paste“‑Übernahme ohne Prüfung
- Keine diskriminierenden/unsicheren Prompt‑Inhalte
Quick‑Check
Darf ich diese Daten nutzen? □ Quelle vorhanden? □ Sensibles entfernt? □
Wem zeige ich das Ergebnis? □ Review erledigt? □
Vorlagen & Checklisten
Kommunikations‑Prompt (RATS)
Rolle | Aufgabe | Textquelle/Kontext | Stil/Format | Länge | CTA | Grenzen
Projekt‑Kickoff – 1‑Seiter
Ziel | Scope (In/Out) | Stakeholder | RACI | Meilensteine | Risiken | Nächster Schritt
Daten‑Briefing
Frage | Datenfelder | Zeitraum | Definitionen | Ausreißer? | Gewünschter Output | Visualisierungsidee
Glossar
Prompt
Eingabe/Anweisung an ein KI‑System.
RACI
Matrix für Verantwortlichkeiten (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).
Low‑Code
Wenig Programmierung dank Baukasten/Automationsregeln.
Bias
Verzerrung in Daten/Ergebnissen; muss erkannt/gemindert werden.
Forecast
Vorausschau mit Annahmen – keine Garantie; immer prüfen.
Human‑in‑the‑Loop
Mensch prüft und entscheidet in kritischen Schritten.