Auftragsbearbeitung – einfach & praxisnah erklärt
Von der Anfrage bis zur Zahlung: Du lernst die rechtlichen Grundlagen und den typischen Ablauf – verständlich, ohne Vorwissen. Hinweis: Diese Seite dient Lernzwecken und ersetzt keine Rechtsberatung.
Rechts‑ & Geschäftsfähigkeit
Begriffe einfach erklärt
- Rechtsfähigkeit: Rechte & Pflichten haben (z. B. Person/Unternehmen).
- Geschäftsfähigkeit: Wirksam Verträge schließen können (alters-/situationsabhängig).
- Vertretung: Wer darf für das Unternehmen handeln (z. B. Prokura, Handlungsvollmacht)?
Praxis‑Check
- Ist die unterschreibende Person vertretungsberechtigt?
- Sind Name/Firma & Anschrift korrekt?
- Gibt es interne Freigaben/Kompetenzgrenzen?
Merksatz
Ohne Vertretungsmacht = Risiko. Deshalb: Zeichnungs‑/Vollmachtsregel kennen und dokumentieren.
Rechtsgeschäfte
Wie entsteht ein Vertrag?
- Antrag (Angebot) – klar & vollständig
- Annahme – rechtzeitig & deckungsgleich
- Form – mündlich/schriftlich/digital je nach Geschäft
Auftragsbearbeitung – Dokumenten‑Flow
- Anfrage (Kunde) → Angebot (Lieferant)
- Bestellung (Kunde) → Auftragsbestätigung (Lieferant)
- Lieferung/Leistung + Lieferschein/Leistungsnachweis
- Rechnung → Zahlung
- Optional: Reklamation/Gewährleistung
3‑Way‑Match (Kontrollprinzip)
Bestellung ↔ Lieferschein ↔ Rechnung – stimmen Artikel, Menge, Preis, Steuer, Skonto, Adresse?
- Abweichung dokumentieren & klären
- Erst danach Rechnung freigeben
Mini‑Übung
Lege eine kleine Tabelle an: Spalten Bestellung, Lieferschein, Rechnung. Trage für 3 Positionen Werte ein und markiere Abweichungen.
Kaufvertrag & weitere Vertragsarten
Kaufvertrag – Pflichten
- Verkäufer: Sache rechtzeitig & mangelfrei liefern
- Käufer: Ware abnehmen & fristgerecht zahlen
- Bei Mängeln: Nacherfüllung (Nachbesserung/Ersatz) verlangen; weitere Rechte je nach Fall
Weitere Vertragsarten (Überblick)
- Dienstvertrag: Tätigkeit geschuldet (z. B. Beratung)
- Werkvertrag: Erfolg geschuldet (z. B. Reparatur)
- Miet/Pacht/Darlehen: Nutzung/Kapitalüberlassung
Praxis – Auftragsbestätigung
Betreff: Auftragsbestätigung – [Bestellnr.] Sehr geehrte/r [Name], wir bestätigen Ihre Bestellung vom [Datum] wie folgt: • Artikel/Leistung: [..] • Menge/Preis: [..] • Liefertermin: [..] • Liefer-/Rechnungsadresse: [..] • Zahlungsziel/Skonto: [..] Bitte prüfen Sie die Angaben. Vielen Dank! [Signatur]
Merksatz
Komplexe Absprachen schriftlich bestätigen (E‑Mail reicht oft als Nachweis im Alltag). Einheitliche Vorlagen verwenden.
Verjährung von Forderungen
Grundidee
Forderungen können nach einer Zeitspanne nicht mehr durchgesetzt werden. Fristen und Fristbeginn hängen vom Anspruch ab.
Praxis‑Check
- Fälligkeitsdatum & Mahnwege dokumentieren
- Unterbrechung/Hemmung kann Fristen verschieben (z. B. Verhandlungen)
- Fristen rechtzeitig prüfen (Kalendereintrag)
Beispiel – Mahnstufen
- Freundliche Erinnerung (sachlich, neue Frist)
- 1. Mahnung (mit Verzugszinsenhinweis)
- 2. Mahnung (Ankündigung weiterer Schritte)
- Letzte Mahnung / Übergabe an Inkasso/Rechtsweg (nach internen Regeln)
Vorlage – 1. Mahnung
Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung [Nr.] vom [Datum] Guten Tag [Name], unsere o. g. Rechnung über [Betrag] ist am [Fälligkeit] fällig gewesen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [neues Datum]. Vielen Dank! Bei Fragen melden Sie sich gern. Freundliche Grüße [Signatur]
Haftung & Schadensersatz
Einfach erklärt
Wer vertragliche Pflichten verletzt und dadurch ein Schaden entsteht, kann grundsätzlich zum Ersatz verpflichtet sein. Voraussetzung & Umfang hängen vom konkreten Vertrag & Gesetz ab.
In der Praxis
- Abweichungen & Schäden sofort melden und dokumentieren (Fotos, Zahlen, Fristen)
- Lösungsvorschlag: Nachbesserung, Ersatz, Minderung, Rücktritt je nach Lage
- Kommunikation sachlich, schriftlich bestätigen
Mini‑Übung
Formuliere eine kurze Mängelanzeige: Was wurde geliefert, welcher Mangel, wann entdeckt, was wird verlangt (z. B. Ersatz bis Datum).
Hinweis
Bei strittigen Fällen intern Rechtsstelle/Expert:innen einbinden. Musterbriefe regelmäßig aktualisieren.
Glossar
Annahme
Bestätigung eines Angebots – deckungsgleich.
Auftragsbestätigung
Schriftliche Bestätigung der Bestellung mit Eckdaten.
Gewährleistung
Gesetzliche Mängelrechte nach Lieferung.
Nacherfüllung
Nachbesserung oder Ersatzlieferung bei Mängeln.
Vertretungsmacht
Befugnis, wirksam für andere zu handeln.
Verjährung
Ablauf einer Frist, nach der Ansprüche nicht mehr durchsetzbar sind.