Kaufmännische Steuerung – verständlich & praxisnah
Für Einsteiger ohne Vorkenntnisse: Du lernst, wie man Geschäftsprozesse plant & steuert, Auswertungen wie BWA & Kennzahlenberichte liest und die Vorbereitung des Jahresabschlusses organisiert. Hinweis: Lernhilfe, keine Rechts-/Steuerberatung.
1. Planung & Steuerung von Geschäftsprozessen
Ziele & Kennzahlen (KPI)
- SMART formulieren (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert)
- KPI-Typen: Input (Ressourcen), Prozess (Durchlaufzeit), Output (Stück), Outcome (Kundenzufriedenheit)
- Regelmeetings mit kurzer Ampelübersicht (G/Y/R)
Prozesslandkarte (einfach)
Kern: Beschaffung → Produktion/Leistung → Vertrieb → Service
Support: Personal • Finanzen • IT • Verwaltung
Prozess‑Owner benennen, Ziele & KPIs je Prozess festlegen.
PDCA – kontinuierlich verbessern
- Plan: Ziel, Maßnahme, KPI
- Do: Test/Umsetzung
- Check: Ergebnis messen
- Act: Standard anpassen / nächste Runde
Rollen & Verantwortungen
Aufgabe R A C I
Monatsreport PM GF FI Team
Liefertreue verbessern LE PM VERK Prod
Legende: R=Responsible, A=Accountable, C=Consulted, I=Informed
Maßnahmenplan – Beispiel
| Prozess | Ziel/KPI | Maßnahme | Owner | Termin | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Vertrieb | Conversion 12 % | Landingpage A/B | Marketing | 31.10. | G |
| Logistik | Liefertermine 95 % | Tourenplan neu | Logistik | 15.11. | Y |
Mini‑Übung
Wähle einen Prozess. Definiere 1 Ziel, 1 KPI, 1 Maßnahme, 1 Owner, 1 Termin. Trage es in den Maßnahmenplan ein.
2. Auswertungen (BWA, Kennzahlenberichte)
BWA kurz erklärt
- Monatliche Auswertung aus der Finanzbuchhaltung
- Typisch: Umsatz − Wareneinsatz = Rohertrag
- − Personal, Raum, Sonstiges = Betriebsergebnis
Mini‑BWA – Beispiel
| Position | Betrag |
|---|---|
| Umsatzerlöse | 100.000 |
| Wareneinsatz | 60.000 |
| Rohertrag | 40.000 |
| Personal | 18.000 |
| Raum | 5.000 |
| Sonstige | 9.000 |
| Betriebsergebnis | 8.000 |
Rohertragsmarge = 40.000 / 100.000 = 40 %
Kennzahlenbericht (Auswahl)
| Kennzahl | Formel (vereinfacht) | Hinweis |
|---|---|---|
| Personalkostenquote | Personal / Umsatz | Kostenanteil Personal |
| Materialeinsatzquote | Wareneinsatz / Umsatz | Handel/Produktion |
| Umsatzrentabilität | Gewinn / Umsatz | Ertrag pro Umsatz‑€ |
| DSO | Forderungen / (Umsatz/365) | Tage bis Zahlung |
Berichten – Ampel & Kommentar
KPI Soll Ist Ampel Kommentar/Maßnahme
Rohertragsmarge 38% 40% G ok
Personalkostenq. 17% 18% Y Schichten prüfen
DSO (Tage) 30 42 R Mahnwesen nachziehen
Mini‑Übung
Berechne aus der Mini‑BWA die Personalkostenquote und die Umsatzrentabilität (unterstelle Gewinn = Betriebsergebnis).
3. Vorbereitung von Jahresabschlüssen
Überblick für die Praxis – Details je Rechtsform/Größe unterschiedlich. Abstimmung mit Steuerberatung/Finanzabteilung.
Zeitplan (Beispiel)
T‑30 Tage: Inventur planen, Listen/Scanner testen
T‑10 Tage: Offene Posten prüfen (Debitoren/Kreditoren)
T+10 Tage: Rückstellungen/Abgrenzungen sammeln
T+20 Tage: Entwürfe GuV/Bilanz, Anlagenabstimmung
T+30 Tage: Abschlussprüfung intern/extern
Checkliste – Unterlagen
- Inventurlisten & Bewertungsmethode
- Bank-/Kassenabstimmungen, Kontoauszüge
- Anlagenverzeichnis, Abschreibungen (AfA)
- Verträge (Miete, Leasing), Versicherungen
- OPOS‑Listen, strittige Posten dokumentieren
Typische Abschlussbuchungen (vereinfacht)
- Rechnungsabgrenzung (ARA/PRA): zeitliche Zuordnung
- Rückstellungen: ungewisse Verbindlichkeiten
- Abschreibungen: planmäßig/außerplanmäßig
- Bewertungen: Forderungen (zweifelhaft), Vorräte
Kommunikation & Freigabe
- Klare Verantwortlichkeiten & Fristen
- Änderungslog führen (wer/was/wann/warum)
- Versionen archivieren (Entwurf/Finale)
Mini‑Übung
Erstelle für dein Team einen 4‑Wochen‑Plan mit Verantwortlichen für Inventur, OPOS‑Bereinigung und Abgrenzungen.
Vorlagen & Checklisten
KPI‑Tafel (Ampel)
KPI | Soll | Ist | Ampel | Maßnahme | Owner | Termin
Prozess‑Steckbrief
Name | Ziel | Kunde | KPI | Input | Output | Owner | Risiken | Maßnahmen
Abschluss‑Check
Inventur □ Banken □ Kasse □ Anlagen □ OPOS □ Abgrenzungen □ Rückstellungen □
Glossar
BWA
Betriebswirtschaftliche Auswertung – monatlicher Kurzbericht aus der FiBu.
KPI
Key Performance Indicator – Kennzahl mit Zielbezug.
PDCA
Plan‑Do‑Check‑Act – Zyklus zur Verbesserung.
ARA/PRA
Aktive/Passive Rechnungsabgrenzung – zeitliche Zuordnung von Aufwendungen/Erträgen.
OPOS
Offene‑Posten‑Listen (Debitoren/Kreditoren).
AfA
Absetzung für Abnutzung – Abschreibung von Anlagen.