Moderne Informationsverarbeitung – einfach & praxisnah erklärt
Für Einsteiger ohne Vorkenntnisse: Du lernst die Grundlagen zu Cloud‑Diensten, Kollaboration (Teams, SharePoint, Google Drive), Datenbanken & ERP (z. B. SAP, DATEV) sowie Datensicherheit & IT‑Sicherheit im Büro. Hinweis: Allgemeine Lernhilfe – keine Rechts-/IT‑Beratung.
Cloud‑Dienste
Was ist die Cloud?
| Modell | Kurz erklärt | Beispiel |
|---|---|---|
| SaaS | Fertige App im Browser | Google Docs, Microsoft 365 |
| PaaS | Plattform für eigene Apps | App Engine |
| IaaS | Virtuelle Server/Netze | Azure/AWS VMs |
Vorteile & Grenzen
- Vorteile: ortsunabhängig, skalierbar, Zusammenarbeit in Echtzeit
- Grenzen: Internetabhängigkeit, Datenschutz/Verträge beachten
Auswahlkriterien
- Datenspeicherort, Verschlüsselung, Rechte/Rollen
- Preis/Pläne, Backup/Versionierung
- Integration (z. B. mit E‑Mail/ERP), Export (z. B. CSV/PDF)
Mini‑Übung
Liste 3 Aufgaben, die du sofort in die Cloud verlagern kannst (z. B. Dateiablage, gemeinsame Notizen, Aufgabenliste).
Vorlage – Cloud‑Auswahl‑Check
Zweck: ____ Datenart: ____ Speicherort: ____
Zugriff (Rollen): ____ Backup/Version: ____
Kosten/Monat: ____ Export/Exit möglich: Ja/Nein
Kollaboration (Teams, SharePoint, Google Drive)
Zusammenarbeiten – Grundprinzipien
- Echtzeit‑Co‑Authoring statt Datei‑Ping‑Pong
- Versionierung & Papierkorb nutzen
- Rechte nur so weit wie nötig (Least Privilege)
Teams/SharePoint vs. Google Drive (vereinfacht)
| Funktion | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Chat/Meetings | Teams | Google Meet/Chat |
| Dateiablage | SharePoint/OneDrive | Drive/Shared Drives |
| Office‑Apps | Word/Excel/PowerPoint | Docs/Sheets/Slides |
Ordnerstruktur & Benennung
/_Team/Projekt-XY/
01_Admin
02_Planung
03_Umsetzung
99_Archiv
Datei: 2025-09-12_Protokoll_Kickoff_v1.docx
Meetings & Protokolle
- Agenda in Einladung, Notizen direkt im Kanal/Doc
- To‑dos mit Owner & Frist, Aufnahme/Transkript (falls erlaubt)
Mini‑Übung
Lege einen Team‑Ordner an und richte für zwei Bereiche nur Lese‑Rechte ein. Teste die Versionierung an einem Doc.
Datenbanken & ERP‑Systeme (SAP, DATEV)
Basics Datenbank
| Begriff | Erklärung |
|---|---|
| Tabelle/Record | Ähnlich wie Excel‑Tabelle / eine Zeile = Datensatz |
| Feld/Spalte | Ein Datenmerkmal (z. B. Preis) |
| Primärschlüssel | Eindeutiger Schlüssel (z. B. Kundennr.) |
| Beziehung | Verknüpft Tabellen (z. B. Kunde ↔ Auftrag) |
ERP – wozu?
- Integrierte Prozesse: Einkauf, Lager, Verkauf, Buchhaltung
- Zentrale Daten, weniger Doppelarbeit
- Auswertungen/Reports für Entscheidungen
SAP/DATEV – Beispiele
- SAP: Warenwirtschaft, Produktion, FI/CO
- DATEV: Finanzbuchhaltung, Lohn, Steuern
Datenexport/Import – sicher
- CSV/Format vereinbaren, Zeichensatz & Datumsformat klären
- Nur nötige Felder exportieren; Protokoll führen
- Testimport mit kleinen Stichproben
Prozess – vom Auftrag zur Rechnung
Kunde legt Bestellung an → Lager bucht → Versand → Rechnung → Buchhaltung (DATEV)
Datensicherheit & IT‑Sicherheit im Büro
Grundregeln
- Starke Passwörter + MFA (Mehrfaktor)
- Updates/Patches zeitnah, Virenschutz aktiv
- Geräte verschlüsseln, Bildschirmsperre
- Backups nach 3‑2‑1‑Prinzip (3 Kopien, 2 Medien, 1 extern)
Rechte & Freigaben
- Least Privilege: nur notwendige Zugriffe
- Freigaben regelmäßig prüfen, Externe befristen
- Sensible Daten kennzeichnen/verschlüsseln
Phishing erkennen
- Absender/Domain prüfen, ungewöhnliche Anhänge/Links
- Dringlichkeit/Drohungen → Skepsis
- Im Zweifel: IT/Support fragen, nicht klicken
Vorfall – Erste Schritte
Trennen (Netz), Sichern (Belege), Melden (IT/DSB), Info an Betroffene (falls nötig), Ursache beheben, Lernen
Mini‑Übung
Aktiviere für 2 wichtige Konten MFA und erstelle eine 12‑Wörter‑Passphrase (nicht wiederverwenden!).
Vorlagen & Checklisten
Cloud‑Check (Kurz)
Zweck | Datenkategorie | Speicherort | Rollen | Backup | Export | Kosten
Ordnerstruktur – Team
/_Team/01_Admin 02_Planung 03_Umsetzung 99_Archiv
Export/Import‑Plan
Quelle | Felder | Format | Zeichensatz | Prüfsumme | Test OK? | Datum
Sicherheits‑Quick‑Audit
MFA aktiv? □ Backup 3‑2‑1? □ Rechte geprüft? □ Updates aktuell? □
Glossar
SaaS/PaaS/IaaS
Cloud‑Modelle: Anwendung/Plattform/Infrastruktur als Dienst.
MFA
Mehrfaktor‑Authentifizierung (z. B. Passwort + App).
Least Privilege
Nur minimale nötige Zugriffsrechte vergeben.
SSO
Single Sign‑On – ein Login für mehrere Dienste.
ERP
Enterprise Resource Planning – integrierte Unternehmenssoftware.
CSV
Dateiformat „Comma Separated Values“ für Datenexporte.
3‑2‑1‑Backup
3 Kopien, 2 Medien, 1 Offsite.
DLP
Data Loss Prevention – Schutz vor Datenabfluss.