Nachrichten verschieben, kategorisieren, weiterleiten

• Verschieben: Drag & Drop oder Kontextmenü → Verschieben.
• Kategorien: Rechtsklick → Kategorisieren → Farbe/Name; später nach Kategorien filtern.
• Weiterleiten/Umleiten: Weiterleiten sendet als „Von mir“; Umleiten behält Absender.

Automatische Benachrichtigungen (z. B. Störung, Legionellen)

1. Start → Regeln → Regel erstellen / Regelassistent.
2. Bedingung: Betreff enthält „Störung“ ODER „Legionellen“.
3. Aktion: Als wichtig kennzeichnen, Kategorie „ALARM“, weiterleiten an Verteiler.
4. Optional: Ton/Benachrichtigung, in Ordner „ALERTS“ verschieben.

Nachverfolgung & Flags

• Flaggen per Klick auf die Fahne → Fälligkeitsdatum/Erinnerung setzen.
• Gekennzeichnete Mails erscheinen in der To‑Do‑Liste.
• Mit Rechtsklick → In Aufgabe umwandeln (kopiert Text & Anhang).

Nachrichten mit Vorlage beantworten

• Antworttext als Schnellbaustein/Quick Part speichern: Text markieren → Einfügen → Schnellbausteine.
• Oder E‑Mail als Vorlage (.oft) speichern: Datei → Speichern unter.

Empfangsbestätigungen

• Pro Nachricht: Optionen → Übermittlungs‑/Lesebestätigung anfordern.
• Hinweis: Nicht alle Server/Empfänger senden Bestätigungen (Datenschutz/Policies).

Und/Oder im Regelassistenten

Mehrere markierte Bedingungen = ODER. Kombiniere mit zusätzlichen Bedingungen für UND.

Bedingungen: Von: Chef  ODER  Betreff enthält: "Dringend"
UND Bedingung: Hat Anlage
Aktion: In Ordner "Priorität" verschieben + Kategorie Rot
            

Ungelesene Mails aus allen Ordnern

• Suchordner → Ungelesene Nachrichten anlegen.
• Oder Suche: isread:no (speichern als Suchordner).

QuickSteps erstellen & anpassen

1. Start → QuickSteps → Neu.
2. Aktionen hinzufügen (z. B. Verschieben → Ordner „Rechnungen“, Kategorie Blau, Als gelesen markieren).
3. Optional: Tastenkürzel vergeben (Strg+Shift+1 …).

Praxis‑Szenarien

• „Rechnung prüfen“: In Ordner, Kategorie „Finanzen“, Aufgabe erstellen für morgen.
• „Kunde antworten + Termin“: Antwort mit Vorlage → Besprechung mit Anhang.
• „Ablage Info“: Als gelesen + in Archiv, keine Erinnerung.

Shortcuts & Tipps

• Neue E‑Mail: Strg+Shift+M
• Suche: Strg+E
• Neue Aufgabe: Strg+Shift+K
• E‑Mail → Termin: Drag & Drop auf Kalender

Termine & Besprechungen

• Einzel/Serie, Erinnerungen, Kategorien.
• Besprechung: Teilnehmer, Ort/Online‑Link, Planungs‑/Verfügbarkeitsansicht.
• 1:1‑Termine: freie Zeit vorschlagen oder Terminabstimmung per E‑Mail.

Abwesenheitsnotiz

Automatische Antworten (Außer Haus) mit Zeitraum, Vertretung & Notfallkontakt. Optional: interne/externe Nachricht.

Termine mit Aufgaben & Notizen verknüpfen

• E‑Mail auf Kalender ziehen → Termin mit Inhalt/Anhang.
• Aufgabe in Termin erwähnen: Outlook‑Aufgabe oder OneNote‑Seite verlinken.

Nützliche Kalender‑Features (Überblick)

• Mehrere Kalender nebeneinander/überlagert anzeigen.
• Arbeitszeit & Zeitzonen einstellen.
• Standarderinnerung & Farbe je Kalender.

Aufgaben erstellen, delegieren, erinnern

• Neue Aufgabe (Strg+Shift+K), Fälligkeitsdatum & Erinnerung.
• Aufgabe zuweisen → an Kolleg:in senden.
• Status/Prozent, Kategorien für Prioritäten.

Aufgaben aus E‑Mails generieren

• E‑Mail auf Aufgaben ziehen → verknüpfte Aufgabe.
• Flaggen: markierte Nachricht in To‑Do‑Liste; bleibt erhalten, auch wenn Mail verschoben wird.

Aufgaben trotz E‑Mail‑Verschiebung behalten

Nutze Flags oder erzeuge eine eigenständige Aufgabe via Drag & Drop – so bleibt die To‑Do bestehen, egal in welchem Ordner die E‑Mail liegt.

Einfache & erweiterte Suche

• Suchfeld (Strg+E) – vordefinierte Filter: Von, Betreff, Hat Anlagen …
• Erweitert: Suchtools/Erweiterte Optionen → Felder kombinieren.

Suchsyntax – Beispiele

from:meier subject:Rechnung hasattachments:yes
received:>=01.09.2025 AND received:<=12.09.2025
category:Blau isread:no larger:5MB
            

Suchordner erstellen & speichern

• Ungelesene, Große Nachrichten, Bestimmte Personen …
• Eigene Kriterien definieren (z. B. „Dieser Monat + hat Anlage“).

Suche im Kalender

• In Kalenderansicht Suchfeld nutzen (Person, Betreff, Ort).
• Nach Datum/Zeitraum filtern; Kategorien einblenden.

Filter nach Datum & Ungelesen

• Ansicht → Ansichtseinstellungen/Filtern.
• Schnellfilter: Ungelesen, Heute, Letzte 7 Tage.

Notizen erstellen, kategorisieren, verknüpfen

• Kurze Notizen in Outlook oder direkt in OneNote organisieren.
• Kategorien/Farben vergeben; Suchfunktion nutzen.
• Mit E‑Mails/Terminen verlinken (Outlook‑Element einfügen).

OneNote‑Integration & PDF‑Text

• E‑Mail an OneNote senden (Add‑in) oder Ausdruck einfügen.
• Text aus Bild/PDF per OneNote‑Funktion erkennen & kopieren (OCR).
• Notiz in Outlook‑Aufgabe verwandeln oder als E‑Mail senden.

Kategorien erstellen, färben, verwalten

• Kategorien zentral benennen & Farben festlegen.
• Einheitliche Nutzung in E‑Mails, Aufgaben, Terminen, Kontakten.
• Nach Kategorien sortieren/filtern; Suchordner je Kategorie.

Kontaktgruppen & gemeinsame Listen

• Kontaktgruppen (Verteiler) erstellen – z. B. „Projekt X“.
• Berechtigungen/Freigaben für gemeinsame Kontaktordner.
• Team‑Adressbücher (z. B. freigegebene Postfächer/Share‑Lösungen) nutzen.

Regel – Alarmwörter

Wenn Betreff enthält: "Störung" ODER "Legionellen"
→ Kategorie: Rot, Wichtigkeit: Hoch, Weiterleiten: team@firma.de,
→ In Ordner: ALERTS
            

QuickStep – „Rechnung prüfen“

Verschieben: /Finanzen/Rechnungen
Kategorie: Blau  |  Als gelesen
Aufgabe: Fällig morgen 10:00
            

Suchordner – „Ungelesen + Anlage + Diese Woche“

isread:no AND hasattachments:yes AND received:this week