Excel – verständlich & praxisnah für Einsteiger
Du lernst Schritt für Schritt: saubere Formatierung, sichere Berechnungen, wichtige Funktionen und überzeugende Diagramme. Alles in einfacher Sprache – ohne Vorkenntnisse.
1. Formatierung
Benutzerdefiniertes Format
Einführung
Mit benutzerdefinierten Formaten steuerst du die Anzeige, ohne den Wert zu verändern. Ideal für führende Nullen, eigene Datums-/Zahlendarstellung oder Textzusätze.
- Zelle wählen → Strg+1 → Zahlen → Benutzerdefiniert
- Formatcode eingeben (Beispiele rechts)
Beispiele
| Formatcode | Anzeige | Nutzen |
|---|---|---|
00000 | 01234 | Führende Nullen (z. B. PLZ) |
#,##0.00\ \€ | 1.234,50 € | Währung mit 2 Dezimalstellen |
TT.MM.JJJJ | 12.09.2025 | Datum deutsch |
0\ "Stk." | 15 Stk. | Text anhängen |
Zellen formatieren (Zahl/Text/Datum/Währung)
Grundlagen
- Zahl: Dezimalstellen, Tausendertrennzeichen
- Text: unverändert anzeigen (keine Berechnung)
- Datum/Zeit: echte Datumswerte (rechnen möglich)
- Währung: Symbol & Dezimalstellen wählen
Merksatz
Format ≠ Wert. Falsches Format führt zu Fehlinterpretationen (z. B. Text‑Datum lässt sich nicht sortieren/rechnen).
Übersichtliche Darstellung von Diagrammen
Gestaltungsregeln
- Wenige Serien, klare Beschriftungen, Einheiten angeben
- Gitterlinien sparsam, nur was hilft
- Legende nur wenn nötig – sonst direkt beschriften
Praxis‑Tipp
Daten als Tabelle formatieren (Strg+T). Diagramme aktualisieren sich automatisch bei neuen Zeilen.
Zeilen‑ & Spaltenüberschriften anzeigen
Ansicht → Überschriften aktivieren/deaktivieren. Für lange Tabellen: Ansicht → Fenster fixieren → Oberste Zeile bzw. Erste Spalte fixieren.
Gitternetzlinien ein‑/ausblenden
Ansicht → Gitternetzlinien. Für den Druck: Seitenlayout → Gitternetzlinien drucken (optional).
Spaltenbreiten & Zeilenhöhen anpassen
- Doppelklick auf Kanten in Kopfzeile = AutoAnpassen
- Mehrere Spalten/Zeilen markieren → gemeinsame Breite/Höhe setzen
- Textumbruch: Start → Zeilenumbruch
Arbeiten mit Linien (Rahmen)
Start → Rahmen: Außen-/Innenrahmen, starke Linie für Überschriften, feine Linie für Daten. Konsequent verwenden.
Drucken mit Kopf‑ & Fußzeilen
- Seitenlayout → Drucktitel (wiederholende Kopfzeile/Spalte festlegen)
- Einfügen → Kopf‑/Fußzeile (Seitenzahl, Datum, Dateiname)
- Datei → Drucken → Ränder/Skalierung prüfen
2. Allgemeine Rechen‑Operationen
Dreisatz
Gegeben: 5 Stück kosten 12,50 € → 1 Stück kostet 12,50/5 = 2,50 €
Gesucht: 18 Stück → 18 × 2,50 = 45,00 €
Formel in Excel: =B2/A2*C2
(A2=Stück alt, B2=Preis alt, C2=Stück neu)
Durchschnitt (einfach & gewogen)
- Einfach:
=MITTELWERT(B2:B10) - Gewogen:
=SUMMENPRODUKT(B2:B6;C2:C6)/SUMME(C2:C6)(Werte×Gewichte)
Prozentberechnung
- p % von x:
=x*p%(z. B.=B2*19%) - prozentuale Veränderung:
=(Neu−Alt)/Alt→ als Prozent formatieren
Absolute & relative Zelladressierung
Relativ passt sich beim Kopieren an (A1). Absolut bleibt fix ($A$1). Gemischt: $A1 oder A$1. Umschalten mit F4.
3. Funktionen für Berechnungen
Grundfunktionen
| Funktion | Beispiel | Erklärung |
|---|---|---|
| SUMME | =SUMME(B2:B10) | Addiert Zahlen in einem Bereich |
| MITTELWERT | =MITTELWERT(B2:B10) | Arithmetischer Durchschnitt |
| MIN / MAX | =MIN(B2:B10) / =MAX(B2:B10) | Kleinster / größter Wert |
| ANZAHL / ANZAHL2 | =ANZAHL(B2:B10) / =ANZAHL2(A2:A10) | Zählt Zahlen / nichtleere Zellen |
| ZÄHLENWENN | =ZÄHLENWENN(B2:B100;">100") | Zählt, wenn Kriterium erfüllt |
| SUMMEWENN | =SUMMEWENN(A2:A100;"Bonn";B2:B100) | Summiert Werte mit Kriterium |
Datum‑ & Zeitfunktionen
=HEUTE()→ heutiges Datum=JAHR(A2),=MONAT(A2),=TAG(A2)=STUNDE(A2),=MINUTE(A2)=TAGE360(B2;A2)→ Tage auf 360‑Tage‑Basis zwischen A2 und B2
Logische Funktionen
- WENN:
=WENN(B2>=100;"OK";"Zu wenig") - verschachtelte WENN: mehrere Bedingungen in Reihenfolge prüfen
- UND:
=UND(B2>=100;C2<200) - ODER:
=ODER(B2="Ja";C2>0)
Weitere Funktionen
- RANG (bzw. RANG.GLEICH):
=RANG(G2;G2:G20) - RUNDEN / AUF‑ / ABRUNDEN:
=RUNDEN(B2;2),=AUFRUNDEN(B2;0),=ABRUNDEN(B2;0) - SVERWEIS:
=SVERWEIS(A2;Tabelle!A:E;3;FALSCH)(sucht A2 in erster Spalte und gibt Spalte 3 zurück)
Hinweis: In neueren Versionen ist XVERWEIS oft flexibler – hier nutzen wir bewusst SVERWEIS für den Einstieg.
Mini‑Übung
Erstelle eine kleine Umsatzliste (Datum, Kunde, Stadt, Betrag). Berechne: Gesamtsumme, Durchschnitt, Anzahl Datensätze, Summe aller Umsätze aus „Bonn“, und markiere per WENN/ODER Umsätze ≥ 1.000 € als „groß“.
4. Diagramme erstellen & bearbeiten
Achse formatieren
Diagramm klicken → Achse doppelklicken → Skalierung (Minimum/Maximum), Zahl (Zahlformat), Schrift (Lesbarkeit erhöhen).
Achsenbeschriftung hinzufügen
Diagrammelement hinzufügen → Achsentitel → Text sinnvoll benennen (z. B. „Umsatz in €“).
Datenbeschriftungen
Elemente → Datenbeschriftungen. Nur bei wenigen Punkten – sonst wird es unübersichtlich.
Diagrammtitel
Kurz & eindeutig, z. B. „Monatliche Umsätze 2025“.
Gitternetzlinien
Hauptgitterlinien genügen meistens. Nebengitterlinien sparsam einsetzen.
Legende
Nur bei mehreren Reihen nötig. Position so wählen, dass Daten nicht verdeckt werden.
Muster der Datenreihen & ‑punkte
Kontrast & Konsistenz. Eine Farbe pro Reihe, keine „Regenbogen“-Palette. Linienstärken sparsam variieren.
Trendlinie
Für zeitliche Reihen: Diagrammelemente → Trendlinie (linear als Start). Aussage im Titel erwähnen (z. B. „steigende Tendenz“).
Zeichnungsfläche
Hintergrund dezent (weiß oder sehr hell). Kein 3D – erschwert das Lesen.
Zusatzelemente (Textfelder, Autoformen)
Nutze Textfelder für kurze Hinweise, Pfeile für Peaks. Weniger ist mehr – Fokus auf die Botschaft.
Mini‑Übung Diagramm
Aus der Umsatzliste ein Linien‑Diagramm erstellen. Achsentitel setzen, Gitternetzlinien auf Hauptlinien reduzieren, Trendlinie hinzufügen, Legende unten.
Glossar
Bereich
Zusammenhängende Zellen (z. B. B2:B10).
Kriterium
Bedingung in Funktionen (z. B. ">100").
Relativ/Absolut
Anpassbare vs. feste Zellbezüge (F4 zum Umschalten).
Serie
Datenreihe im Diagramm (z. B. Umsatz je Monat).
Achsentitel
Beschriftung der Diagrammachsen.
Formatcode
Benutzerdefinierte Anzeige (z. B. TT.MM.JJJJ).