Be Your World • Assistenz & Sekretariat
Assistenz & Sekretariatsaufgaben – verständlich & praxisnah
Du lernst Schritt für Schritt: Post, Telefon, E‑Mail, Termine, Veranstaltungen, Dokumente, Reisen, Besucherservice und Kasse sicher zu meistern – mit Vorlagen, Checklisten und Mini‑Übungen. Hinweis: Allgemeine Lernhilfe – prüfe ggf. interne Regeln & Gesetzesvorgaben (z. B. DSGVO, DIN 5008).
Geschäftspostmanagement
Posteingang bearbeiten
- Briefe annehmen, Eingang stempeln, beschädigte Sendungen dokumentieren
- Öffnen nach Regelwerk (z. B. Vertraulich/Personal ungeöffnet weiterleiten)
- Sortierung: Abteilung/Person/Dringlichkeit
- Digitalisieren/registrieren (Posteingangsliste)
Postverteilung
- Verteilliste/Schließfächer nutzen
- Fristsachen kennzeichnen
- Nachsendungen/Urlaub vertreten
Ausgangspost kuvertieren & versenden
- Adressprüfung (DIN‑Fenstermaß), Anlagen checken
- Kuvertierung (C6/5, C4), Frankierung (Porto/Versandart)
- Ausgangsbuch/Versandliste führen, Abholung organisieren
Vorlage – Posteingangsliste
Datum | Absender | Betreff | Für wen | Frist | Bemerkung | Erledigt
Telefonmanagement
Eingehende Anrufe annehmen
- Begrüßung: Firma + Name, Hilfe anbieten
- Anliegen klären, Notizen machen (Wer? Was? Bis wann?)
- Weiterleiten mit Ankündigung (Name/Anliegen)
Telefonnotiz – Kurzformular
Datum/Uhrzeit: ______ Anrufer: __________ Tel.: ________
Anliegen: _______________________________________________
Für: __________ Rückruf bis: __________ Erledigt: □
Telefonanlage & Software
- Rufumleitung, Voicemail, Teams/Softphone
- Telefonnummern/Verteiler aktuell halten
- Datenschutz: kein Mithören ohne Info
Mini‑Übung
Erstelle 3 Standardsätze: Begrüßung, Weiterleitung, Rückrufankündigung.
Betriebs‑ & Managementsysteme
Betriebssysteme & DMS
- Dateiablage nach Struktur (Projekt/Jahr/Thema)
- DMS: Versionierung, Zugriffsrechte, Suchfunktion nutzen
- PDF‑Erzeugung, Stempel/Signatur nach Vorgabe
Datenexport & ‑import
- CSV/Excel sauber beschriften (Spaltenköpfe, Datumsformate)
- Importassistent verwenden, Fehlerprotokolle prüfen
- Datenschutz: nur notwendige Felder exportieren
Digitalisierung & Korrespondenz
- Scanprofile (OCR, DPI), sinnvolle Dateinamen
- Zuordnung zu Akten/Workflows (Eingang → Prüfung → Ablage)
Check – Dateiname
[JJJJ‑MM‑TT]_[Absender]_[Betreff]_[Version].pdf
E‑Mailmanagement
Eingang bearbeiten & weiterleiten
- Betreff klar, eine E‑Mail = ein Thema
- Weiterleitung mit kurzer Zusammenfassung
- Ordner/Regeln/QuickSteps nutzen
Programme & DSGVO
- Outlook/Thunderbird/Webmail – Signaturen/Vorlagen pflegen
- DSGVO: nur nötige Daten, Verteiler/BCC korrekt
- Externe Anhänge verschlüsseln/passwortschützen (wenn sensibel)
Vorlage – Standardantwort
Guten Tag [Name],
vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir prüfen Ihr Anliegen und melden uns bis [Datum/Zeit].
Freundliche Grüße
[Name] – [Abteilung]
Terminmanagement
Planung & Koordination
- Terminart klären (Besprechung, 1:1, Reise, Deadline)
- Teilnehmer/Ort/Online‑Link, Agenda, Unterlagen
- Raum/Bewirtung/Technik reservieren
Arbeits‑ & Organisationsmittel
- Kalenderfreigaben, Terminabfragen, Pufferzeiten
- Checklisten/Serien mit Erinnerungen
Einladungs‑Text (Kurz)
Betreff: Besprechung [Thema] – [Datum/Uhrzeit]
Agenda (30 Min): 1) ___ 2) ___ 3) ___
Ort/Link: ______ Unterlagen: ______
Veranstaltungsmanagement
Planung
- Ziel/Zielgruppe festlegen, Budgetrahmen
- Location/Termin/Technik, Agenda & Rollen
- Risikomatrix (Plan B für Technik/No‑Shows)
Ressourcen & Catering
- Bestuhlung, Technik, Moderation
- Getränke/Snacks, Allergien/Barrierefreiheit beachten
Einladungen & Unterlagen
- Einladung, Teilnehmerliste, Namensschilder
- Programm/Handout, Feedbackbogen
Run‑of‑Show – Mini
Zeit Programmpunkt Verantwortlich
08:00 Aufbau/Technik Team
09:00 Einlass/Registrierung Empfang
09:30 Begrüßung Moderation
Dokumentenerstellung & ‑bearbeitung
Schriftstücke nach DIN 5008
- Sauberer Briefkopf, Betreff ohne „Betreff:“
- Absätze/Abstände, Datum rechts, Anlagen/Verteiler
Text & Tabelle
- Formatvorlagen nutzen (Überschrift/Fließtext/Liste)
- Tabellen klar beschriften, Summen/Format prüfen
- Daten visualisieren (Diagramm) bei Bedarf
Assistenz bei Dokumenten & Präsentationen
- Vorlagen (CI), Folienmaster, einheitliche Typografie
- Protokolle/Skripte: Zweck, Teilnehmer, Ergebnisse, To‑dos
Protokoll – Kurzvorlage
Meeting: ____ Datum: ____ Uhrzeit: ____ Ort/Link: ____
Teilnehmende: _____________________________
Themen/Ergebnisse:
- ________________________________________
To‑dos (wer? bis wann?): _________________
Reisemanagement
Organisation & Planung
- Reiserichtlinien/Genehmigung beachten
- Reisedatenblatt (Ziel, Anlass, Zeiten, Kontakt)
- Risiken: Visa, Impfungen, Barrierefreiheit
Buchungen
- Unterkunft (Lage, Stornierung), Verkehrsmittel (ÖPNV/Bahn/Flug/Mietwagen)
- Zahlung: Firmenkarte, Kostenstelle
Reisedokumente & Abrechnung
- Reiseplan/Mappe mit Adressen/PNR
- Belege sammeln, Verpflegungsmehraufwand/Pauschalen
- Abrechnung nach Reise – Formular/Tool nutzen
Reisedatenblatt – Mini
Name: ____ Ziel(e): ____ Zweck: ____ Zeitraum: ____
Unterkunft: ____ Anreise: ____ Rückreise: ____
Notfallkontakt: ____
Besucher‑ & Partnerbetreuung
Empfang & Betreuung
- Anmeldung/Zutrittsregeln, Besucherausweise
- Begrüßung, Wegbegleitung, Wartebereich
- Bewirtung: Getränke/Snacks, kulturelle Besonderheiten
Kommunikation
- Höflich, klar, inklusiv; Namen korrekt verwenden
- Informationen nur nach Berechtigung weitergeben
Check – Besucher
Termin bestätigt? □ Raum/Technik? □ Ausweise? □
Getränke? □ Ansprechpartner vor Ort? □
Kassenführung & Zahlungsabwicklung
Kassenbuch führen
- Jede Barbewegung zeitnah erfassen
- Belegnummern fortlaufend, Kassensturz regelmäßig
- Keine privaten Ausgaben über Firmenkasse
Barzahlungen & Belege
- Vollständige Belege: Wer? Was? Wann? Betrag? MwSt.?
- Fehlende Angaben ergänzen lassen (Eigenbeleg nur im Notfall)
Kassenblatt – Mini
Datum | Belegnr. | Text | Einnahme | Ausgabe | Saldo | Unterschrift
Glossar
DIN 5008
Regeln für Geschäftsbriefe/Schrift‑Layout.
DMS
Dokumentenmanagementsystem – Ablage/Versionierung/Suche.
OCR
Texterkennung beim Scannen.
PNR
Passenger Name Record – Buchungsnummer.
Verpflegungsmehraufwand
Pauschale für Reisen ohne volle Verpflegung.
Kassensturz
Tatsächlicher Bargeldbestand vs. Kassenbuch.