Arbeitsplatz einrichten

• Stuhl: Sitzhöhe so, dass Füße voll aufstehen; Rückenlehne nutzen.
• Tisch: Unterarme liegen locker auf; Schultern entspannt.
• Monitor: Oberkante etwa auf Augenhöhe; Abstand ca. Armlänge.
• Beleuchtung: blendfrei; Monitor nicht direkt vor Fenster.

Büroraum gestalten

• Zonen: Fokus, Meeting, Telefon, Ablage.
• Wege kurz halten; Kabel/ Stolperfallen vermeiden.
• Lärm reduzieren (Headset, Teppiche, Akustik‑Elemente).
• Regelmäßig lüften & Pflanzen für gutes Raumklima.

Gesund arbeiten

• Abwechslung: Sitzen/Stehen/Bewegen im Wechsel (Mikropausen).
• Blickwechsel: 20–20–20 (regelmäßig in die Ferne schauen).
• Trinken nicht vergessen; kurze Dehnübungen einbauen.

Arbeitsschutz – Basics

• Unterweisungen/Erste Hilfe kennen; Notfallkontakte sichtbar.
• Gefährdungen melden (z. B. defekte Kabel/Lockerungen).
• Ergonomie‑Hilfsmittel nutzen (Fußstütze, Handballenauflage).

Betriebliche Regeln haben Vorrang (Sicherheitsbeauftragte:r ansprechen).

Modelle & Prinzipien

• 5S: Sortieren – Systematisieren – Säubern – Standardisieren – Selbstdisziplin.
• Kanban für Aufgabenfluss (To‑do → In Arbeit → Erledigt).
• Batching: ähnliche Aufgaben bündeln (z. B. E‑Mails).

Green Office

• Papierarm arbeiten (DMS/Scans, Duplexdruck nur wenn nötig).
• Energie sparen: Geräte/Beleuchtung gezielt steuern.
• Nachhaltige Beschaffung (zert. Papier/Material, langlebige Geräte).
• Reisen vermeiden → Videokonferenzen, ÖPNV bevorzugen.

Schnellstart

• Eisenhower: Wichtig vs. Dringend trennen.
• Ivy‑Lee: Abends die 6 wichtigsten Aufgaben, am nächsten Tag #1 zuerst.
• Timeboxing: Feste Fokusblöcke 45–90 Min + Pausen.

Plan‑Rhythmus

• Täglich: Top‑3 definieren, Kalender prüfen.
• Wöchentlich: Große Steine einplanen (Projekte/Prüfungen).
• Monatlich: Ziele/Backlog aktualisieren.

Digitale Ablage

• Einheitliches Schema: Bereich/Projekt/Jahr/Datei.
• Dateinamen mit Datum & Inhalt (z. B. 2025‑09‑12_Angebot_Meyer_v1.pdf).
• Versionen/Änderungen dokumentieren.

Analoge Ablage

• Farbcodes/ Register; regelmäßiges Ausmisten (Archiv/Entsorgung).
• Eingangskorb → Heute / Diese Woche / Später.

Arbeitsplatz‑Routine

• Start: Kalender/To‑dos prüfen, Material bereit.
• Ende: 5‑Min‑Aufräumen, Morgenliste schreiben.

Terminarten (Beispiele)

• Jour fixe / Teammeeting
• 1:1‑Gespräch / Feedback
• Kundentermin / Präsentation
• Deadline / Meilenstein

Koordination & Überwachung

• Verfügbarkeiten abgleichen; Pufferzeiten einplanen.
• Einladungen mit Agenda/Unterlagen; Erinnerungen setzen.
• Terminliste führen (kritische Termine farbig kennzeichnen).

Tools

• Kalender (Outlook/Google) mit Freigaben
• Terminabsprachen/Umfragen
• To‑do‑/Kanban‑Boards; Checklisten

Planen

• Ziel/Entscheidung klären; Agenda (max. 5 Punkte).
• Rollen: Leitung, Protokoll, Zeitwächter.
• Unterlagen vorab teilen; Technik testen.

Durchführen

• Pünktlich starten; Ziel/Agenda vorstellen.
• Timeboxing je Punkt; Entscheidungen festhalten.
• Parkplatz für Off‑Topic‑Themen.

Nachbereiten

• Protokoll mit To‑dos (wer? bis wann?).
• Dokumente ablegen; nächste Schritte terminieren.
• Kurzes Feedback einholen (Was lief gut? Was fehlt?).

Ergonomie‑Check (Kurz)

Stuhl/Beine ok? □  Unterarme locker? □
Monitor auf Augenhöhe? □  Abstand ≈ Armlänge? □
Blendfrei? □  Abwechslung geplant? □
            

5S – Start

Sortieren (wegwerfen) □  System (Plätze) □
Säubern □  Standards (Labels) □  Selbstdisziplin (Routine) □
            

Agenda – 30 Min

1) Ziel/Entscheidung (5)  2) Thema A (10)
3) Thema B (10)           4) Nächste Schritte (5)
            

5S

System zur Arbeitsplatzorganisation in fünf Schritten.

Timeboxing

Feste Zeitblöcke im Kalender für Aufgaben.

Kanban

Visualisierung des Arbeitsflusses auf Boards.

Parkplatz

Liste für Themen, die später bearbeitet werden.

Jour fixe

Regelmäßiger Besprechungstermin mit fester Agenda.

DMS

Dokumentenmanagementsystem für digitale Ablagen.